Remboursement de frais propres à l’employeur – nouvelle obligation administrative pour l’année des revenus 2022 !
- Formalités administratives actuelles
Les indemnités et avantages obtenus par un travailleur à l’occasion de son activité professionnelle constituent des rémunérations imposables à l’impôt des personnes physiques. Le remboursement de frais propres à l’employeur est, quant à lui, exonéré d’impôts. Par frais propres à l’employeur, sont notamment visés les frais de connexion internet à domicile, les frais de bureau à domicile, les frais de téléphone, etc.
Ces frais peuvent être remboursés soit sur base de pièces justificatives (Ex : Factures), soit sur base forfaitaire déterminée sur base de critères sérieux (Estimations forfaitaires établies par l’administration fiscale), soit sur base forfaitaire non déterminée sur base de critères sérieux (Ex : Application d’un montant moyen par dépense effectuée).
Tout employeur est actuellement tenu de mentionner, sur les fiches fiscales 281.10 et 281.20, quels types de remboursement de frais propres à l’employeur ont été octroyés pour chaque travailleur. Le montant octroyé pour ces frais propres ne doit cependant pas être communiqué exception faite pour les dépenses qui sont remboursées sur une base forfaitaire non déterminée par des critères sérieux.
- Formalités administratives futures
Pour l’année des revenus 2022, tout employeur devra désormais communiquer le montant octroyé à titre de remboursement de frais propres à l’employeur et ce, peu importe la méthode utilisée pour rembourser les frais propres.
Remboursement de frais propres à l’employeur – formalités administratives (Comparaison 2021 – 2022)
| Fiche 281.10 – 281.20 | Revenus 2021 | Revenus 2022 |
| Indemnités octroyées sur base de pièces justificatives | Mention OUI | Renseigner le montant octroyé |
| Indemnités forfaitaires établies sur base de critères sérieux | Mention OUI | Renseigner le montant octroyé |
| Indemnités forfaitaires non établies sur base de critères sérieux | Renseigner le montant octroyé | Renseigner le montant octroyé |
L’administration disposera à l’avenir d’un meilleur aperçu des montants octroyés à titre de remboursement de frais propres à l’employeur.
- Sanctions
A défaut de respecter les obligations administratives susmentionnées, les frais propres remboursés sur une base forfaitaire ne pourront être déductibles à l’impôt des sociétés au titre de frais professionnels. Les frais propres remboursées sur base de justificatifs resteront, quant à eux, déductibles mais l’employeur encourra une sanction sous la forme d’une amende administrative.
En outre, l’employeur pourra également s’exposer à la taxation en commissions secrètes sur les remboursements non justifiés par des fiches fiscales ; taxation qui n’est, de plus, plus déductible depuis l’exercice d’imposition 2021.
Le Département Tax & Legal reste à votre disposition pour toute information complémentaire.