Vous vous déplacez en Belgique ou à l’étranger pour des raisons professionnelles ? Vous avez droit à une indemnité journalière !
Quand l’employé ou le dirigeant expose des frais qui incombent à la société, ces derniers doivent lui être remboursés. Etant donné qu’il n’est pas toujours facile d’obtenir une facture pour tous les frais (car Wash, petite restauration, utilisation d’un ordinateur à la maison) l’administration accepte que des indemnités forfaitaires journalières soient octroyées.
Indemnités de frais de séjour en Belgique
Sans logement
Vous avez droit à une indemnité forfaitaire journalière de 16,73 € pour frais de repas en Belgique si :
- Le déplacement est de minimum 6 heures et est supérieur à un rayon de 25km en dehors de l’agglomération (ou à défaut de la commune) de votre résidence administrative (le calcul du déplacement se fait de centre à centre) ;
- Votre repas n’est pas déjà pris en charge ou vous ne bénéficiez d’aucun autre avantage de même nature (ticket restaurant dont une partie du coût est prise en charge par l’employeur ou par un tiers et possibilité de prendre son repas dans un restaurant Fedorest ou dans un restaurant en lien avec l’organisation) ;
- Maximum 16 fois par mois pour des prestations à temps plein, soit un maximum de 267,68 €/mois.
Si vous devez régulièrement effectuer des prestations en dehors de votre résidence administrative, le fonctionnaire dirigeant ou son délégué peut décider de vous octroyer une indemnité forfaitaire mensuelle.
Dans ce cas, il n’y a pas de conditions d’heures et de distance.
Point de vue ONSS, pas de cotisation pour toute indemnité journalière de maximum 17€ pour tout déplacement de min. 4 heures.
Avec logement
Si vous logez en dehors de votre résidence administrative et que cela vous occasionne des frais, vous avez doit à une indemnité journalière de 125,51 €.
Vous avez droit à l’indemnité forfaitaire pour frais de logement en Belgique si :
- Le déplacement est supérieur à un rayon de 75 km en dehors de l’agglomération (ou à défaut de la commune) de votre résidence administrative (le calcul du déplacement se fait de centre à centre) ;
- Votre logement n’est pas déjà pris en charge par votre organisation ou vous ne bénéficiez d’aucun autre avantage de même nature (Vous n’y avez pas droit si vous disposez d’un logement gratuit).
Point de vue ONSS, pas de cotisation à concurrence de 35€/nuit.
Indemnités de frais de séjour à l’étranger
Le montant de l’indemnité varie en fonction du pays dans lequel le travailleur se trouve (référence faite au tableau des indemnités de frais de séjour publié le 22/11/2017 au moniteur belge).
Pour les déplacements de minimum 10 heures avec maximum 30 jours consécutifs par an : catégorie 1.
Pour les déplacements de 24 mois : catégorie 2.
Les montants visés sont censés couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses.
Par menues dépenses, il convient d’entendre, entre autres, le transport sur place dans le pays de destination – tels que tram, bus, métro, ou taxi- les boissons et en-cas, les communications téléphoniques locales et les pourboires.
Ils ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou de voyage vers l’étranger et retour.
Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur et qu’ils comprennent également certains repas ou certaines menues dépenses, les indemnités de séjour forfaitaires doivent être, sur base journalière, et selon le cas, diminuées de :
- 15 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le petit déjeuner ;
- 35 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas de midi ;
- 45 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas du soir ;
- 5 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour les menues dépenses.
L’indemnité journalière afférente aux jours de départ et de retour n’est prise en considération qu’à concurrence de la moitié. L’indemnité de séjour forfaitaire journalière attachée à l’endroit où a eu lieu la dernière nuitée détermine celle de la journée suivante.
Dans la mesure où les indemnités de séjour forfaitaires octroyées dépassent le montant maximum précité, elles doivent en principe être considérées comme des rémunérations imposables.
Exemple
Une personne part du 03/04 au 08/04 en France. L’indemnité par jour est de 95 euros.
Le 3 et le 8 : indemnité de 95 euros (2x 95 euros/2)
Du 4 au 7 : indemnité de 380 euros (4x 95 euros)
S’il ne déduit pas de frais supporté pendant le séjour, l’indemnité est non imposable.
S’il déduit les frais relatifs à ce qu’il a supporté à l’étranger, l’indemnité devient imposable.
S’il refacture certains frais à un client, il faut les déduire de l’indemnité journalière non imposable.
ATTENTION : La mise en place d’un système d’indemnité forfaitaire nécessite l’accord préalable du service des décisions anticipées. Si vous le souhaitez, notre département fiscal peut vous assister dans cette démarche.
Si vous avez besoin d’information complémentaire, n’hésitez pas à prendre contact avec nos collaborateurs.